צ'ק ליסט לארגון אירוע בלתי נשכח

הדרך להפקת אירוע מושלם עוברת בתחנות רבות, מישיבת סיעור מוחות קדחתנית לגיבוש החגיגה דרך בחירת ספקים וניהול מו"מ מולם ועד עבודה פיזית וטכנית באולם האירועים עצמו לקראת תחילתו.
אין ספק שבין כל המטלות והעומס קל מאוד ללכת לאיבוד ולפספס משימות חשובות ואינכם רוצים לגלות מאוחר מדי ששכחתם פרטים קריטיים להצלחה.
יש לנו צ'ק ליסט הכולל את כל מה שיש לארגן מבעוד מועד על מנת להגיע רגועים ולחגוג בראש שקט את החגיגה הקסומה של חייכם.

בחירת לוקיישן לאירוע
לפני הכל, רצוי לבחור מקום בו ייחגג האירוע על מנת לבנות סביבו את כל היתר כמו רשימת המוזמנים, ארגון הסעות במידת הצורך, שליחת הזמנות, תפירת החוויה הקולינארית, גיבוש התוכנית האמנותית.
בבחירת אולם או גן אירועים יש לקחת בחשבון את הסביבה הגיאוגרפית של האירוע ואם היא אכן מתאימה לכם להגעה ואם יש אליה אמצעי תחבורה ויש בקרבתה חנייה מסודרת, בדקו – האם מבחינת גודל המקום הוא אכן יכול להכיל כראוי את כל המוזמנים ואם הוא מצויד בפלטפורמות טכנולוגיות מתקדמות כמו מערכת הגברה ואפקטים של תאורה.
בדקו אם הוא יתאים לכם לתנאי מזג האוויר כמו חופה תחת כיפת השמיים או חלל מקורה במידה ומדובר באירוע חורפי או בשיא הקיץ. התייחסו לפניות של המקום בלוח הזמנים וכמובן, לתמחור ולאדיבות השירות.

מה מגישים לאכול
החוויה הגסטרונומית משחקת תפקיד מהותי ולעיתים היא חלק אינטגרלי מהמקום עצמו שמציע שירותי קייטרינג, מטבח מצויד היטב ושף אחראי שמנצח על התפריט וצוות טבחים מסור כולל שירותי מלצרות בין אם מדובר בסגנון בופה עשיר או במתכונת של הגשה ישירות לכל שולחן ולעיתים תצטרכו לדאוג לכך בנפרד ולוודא שיש הלימה והרמוניה בין הנפשות הפועלות.

ספקים ואנשי מקצוע איכותיים
אתם לא לבד באירוע ויש צוות שלם שאמור לדאוג ביחד אתכם לתפעול של הפרויקט המורכב הזה וחשוב, לבחור את הנפשות הפועלות המקצועיות והמנוסות ביותר.
כמו למשל, צלם אירועים מנוסה ויצירתי וכן די ג'יי מקצועי שיוכל על פי פלייליסט שאתם אוהבים להרים את החגיגה למקצב אחר, מפעילי אטרקציות, אנשי טיפוח שיעזרו לכם להתארגן ולהראות נהדר וספקים שמכינים את המזכרות או טבחים שרוקחים את האוכל. השקיעו בתהליכי החיפוש, השוואה בין המלצות וחוות דעת, שיחות להשגת תיאום ציפיות על מנת שיעבדו אתכם האנשים הטובים ביותר. 

קישוט האירוע בדרך יצירתית וחווייתית
אל תשכחו ליצוק אופי ואווירה יצירתית וקסומה לחלל האירוע שלכם באמצעות בלונים מעוצבים. לבלונים יש נוכחות מרשימה בחלל וניתן להשתמש בהם הן כפריט דקורטיבי כמו ביצירת קיר אומנותי מרשים ססגוני והן ביצירת שער כניסה לאירוע בו עובר כל אחד מהמוזמנים כמו גם כאלמנט שמקשט את השולחנות וכאמצעי מיתוג עם מילים מעוררות השראה ומטעינות מוטיבציה או ביצירת אירועי חברה – בהשראת מיתוג החברה.
כמו כן, אפשר להשתמש בבלונים בתור מתנה לכל אורח ואורחת כמזכרת מהחגיגה עצמה. חשוב שתבחרו ספק בלונים מקצועי ואמין עם רקורד בתחום, שיידע גם להציע לכם מגוון בסטנדרט גבוה. 

אינטגרציה שעושה הבדל
חשוב מאוד שכל מי שעובד על האירוע שלכם יעבוד ביחד בסינרגיה משותפת. שכל אחד ידע מה תפקידו ומתי ושלכם גם יהיה מעקב אחר הביצוע והתהליך באמצעות אפליקציה או רשימה בה תסמנו כל מטלה שבוצעה או תבדקו היכן היא עומדת מבחינת תהליכי ביצוע.
תוכלו לקיים מעת לעת ישיבות זום או טלפון להיתכנות ולהבין היכן אתם עומדים ולמה יש לדאוג ומה עוד יש לבצע לקראת האירוע. 

צריכים משאבת בלונים חשמלית או בלון הליום? פנו אלינו עכשיו!